För att förenkla hanteringen inför en överlåtelse kan du ladda ner en Excelfil med de uppgifter vi behöver och arbeta vidare med informationen utan att vara inloggad på fullmaktskollen.se. Du kan dela filen med andra som kanske inte har behörighet till tjänsten och laddar upp den i tjänsten när du är klar.
För att genomföra en överlåtelse behöver vi uppgift om vilka koder och kontaktuppgifter som ska gälla på fullmakterna efter överlåtelsen. Om du ska överlåta en delmängd av fullmakterna väljer systemet ut fullmakter att överlåta utifrån de koder och kontaktuppgifter där ny kod och kontaktuppgift anges. Fullmakter som helt saknar koder och kontaktpersoner kan inte väljas ut i en delöverlåtelse.
Vi skickar nya fullmakter till alla mottagare som tidigare tagit emot information om den gamla fullmakten och meddelar dem vem som är ny fullmaktshavare och vilken ev ny kod och ny kontaktuppgift som ska gäller på fullmakten efter överlåtelsen. Den gamla fullmakten inaktiveras. Vi meddelar också dina kunder att fullmakten har bytt fullmaktsgivare via mail och SMS. Längst ner på den här sidan hitta du ett exempel på de mail och SMS vi skickar ut till kunderna.
OBS! Vi behöver också en transportfullmakt som ska undertecknas av både den gamla och nya fullmaktshavaren.
Vi granskar innehållet i underlaget du laddar upp och genomför överlåtelsen när underlaget och transportfullmakten båda är godkända.
Faktiska kostnader som uppkommer i samband med överlåtelsen faktureras mottagande fullmaktshavare enligt särskild prisuppgift.
Så här gör du:
1. Den fullmaktshavare som vill överlåta hela eller delar av sitt fullmaktsbestånd loggar in som administratör på sitt konto på Fullmaktskollen.
2. Klicka på "Hantera överlåtelser" i menyn på startsidan.
3. När du hamnar på sidan Överlåtelse av fullmakter kan du ladda ner två olika underlag i Excel-format - Stödlista och Underlag.
4. Klicka på knapparna LADDA NER STÖDLISTA och LADDA NER UNDERLAG för att ladda ner filerna. När de hamnar på din dator kommer de att heta
161234567890-transfer-details.xlsx
och
161234567890-estimated-valid-for-transfer.xlsx
där 16123456-7890 motsvarar ert organisationsnummer.
5. Filen transfer-details innehåller alla koder och kontaktpersoner på samtliga gällande fullmakter på kontot och filen estimated-valid-for-transfer innehåller en lista på alla fullmakter med tillhörande koder och kontaktpersoner. Informationen på listorna är uppdelad i två flikar.
6. Filen transfer-details ligger till grund för överlåtelsen och är den fil som ska laddas upp igen när du har fyllt i alla uppgifter.
7. Fyll i organisationsnummer för den mottagande fullmaktsgivaren i cellen under ert eget organisationsnummer och ange om överlåtelsen gäller hela eller delar av fullmaktsbeståndet genom att skriva hel eller del i cellen vid Typ av överlåtelse.
8. Fyll i den kod som ska gälla efter överlåtelsen i kolumnen Ny kod och gör samma sak på flik två, fyll i nya kontaktuppgifter i kolumnerna för Nya kontaktuppgifter.
9. Om de tidigare uppgifterna ska gälla även efter överlåtelsen kopierar du helt enkelt uppgifterna från kolumnen Tidigare kod till kolumnen Ny kod.
10. Om det saknas en ny kod eller ny kontaktuppgift på någon rad så kommer fullmakten att sakna de uppgifterna när den skickas till mottagande bolag.
11. När underlaget är klart så sparar du filen och laddar upp underlaget på sidan Överlåtelse av fullmakter genom att klicka på knappen LADDA UPP UNDERLAG och bifoga din fil.
12. Meddela oss via mail på info@fullmaktskollen.se. när underlaget är uppladdat och bifoga en undertecknad Transportfullmakt som finns att hämta här.
13. Transportfullmakten måste vara ifylld och undertecknad av en behörig företrädare för både den avgivande och mottagande fullmaktshavaren.
Har du frågor kan du kontakta oss på info@fullmaktskollen.se så hjälper vi dig.
Version 1.3.15 som släpptes till produktion den 25 november 2020 har stöd för att överlåta fullmakter från en fullmaktshavare till en annan, samt stöd för att leverera alla relevanta meddelanden till berörda aktörer via API eller e-post.
För att underlätta testning hos systemanslutna aktörer fanns överlåtelsefunktionaliteten redan på plats i testversionen av 1.3.14 som var tillgänglig i testmiljön fr o m 2020-09-08.
- Om ni har en systemanslutning som fullmaktshavare måste ni anpassa er schemavalidering så att ni kan ta emot AgentNotificationRequests som innehåller den nya orsakskoden POATransfer.
- Om ni har en systemanslutning som BKP måste ni anpassa er schemavalidering så att ni kan ta emot PresenteePartyNotificationRequests som innehåller den nya orsakskoden POATransfer. Om ni dessutom har ett eget fullmaktsregister i er applikation måste ni ändra uppgifter om vem som är fullmaktshavare på fullmakten och hämta ev nya kontaktuppgifter och koder från den nya fullmakten.
Om ni som ansluten BKP eller FMH behöver stöd i testarbetet med överlåtelsehanteringen kan ni kontakta oss.
Fullmaktshavaren kompletterar underlaget med de nya förmedlarkoder och kontaktuppgifter som ska gälla efter överlåtelsen och anger organisationsnumret på den nya fullmaktshavaren.
Fullmaktshavaren sparar och laddar sen upp excel-filen igen via samma funktion på kontot i inloggat läge
När underlaget är uppladdat så granskas det av Fullmaktskollen som startar överlåtelsen av fullmakterna efter att underlaget är godkänt.
När överlåtelsen är genomförd av systemet så skickas följande information till berörda aktörer
- Meddelande via API till systemanslutna BKPer som prenumererar på den tidigare fullmakten att den har inaktiverats
- Meddelande via API till systemansluten fullmaktshavare om att fullmakten har inaktiverats
- Meddelande via e-post till ej ansluten BKP om att den tidigare fullmakten har inaktiverats
- E-post/SMS till fullmaktsgivaren om att fullmakten är överlåten på en annan fullmaktshavare
Därefter skickas meddelande till BKPer om den nya fullmakten via API till systemanslutna BKPer, systemansluten fullmaktshavare och via e-post till ej systemansluten BKP.
1. Meddelande om att den tidigare fullmakten har inaktiverats (med orsakskod)
<PresenteePartyNotificationRequest xmlns:i="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns="http://api.fullmaktskollen.se/">
<Identity>27a79047-e63f-4cae-8d6c-afc2a399cdb5</Identity>
<Type>POADisabled</Type>
<Reason>POATransfer</Reason>
<PresenteePartyNotificationRequest>
2. Meddelande om den nya fullmakten (med referens till den tidigare fullmakten <ReplacedPOAId>)
<PresenteePartyPOARequest xmlns:i="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns="http://api.fullmaktskollen.se/">
<AdditionalInformation>Fri text</AdditionalInformation>
<Agent>
<Name>TestAgent2<Name>
<OrganizationNumber>164949492229</OrganizationNumber>
<Contact1>
<Email>berit@testkonto.net</Email>
<FirstName>Berit<FirstName>
<LastName>Beritsson<LastName>
<Contact1>
<Contact2>
<Email>bo@testkonto.net</Email>
<FirstName>Bo<FirstName>
<LastName>Boson</LastName>
</Contact2>
</Agent>
<Code>nyKod_bkp1</Code>
<CompletionList i:nil>
<Signees>
<PresenteePartyPOASignee>
<CivicRegistrationNumber>197702112389</CivicRegistrationNumber>
<FirstName>Test</FirstName>
<LastName>Pehrsson</LastName>
<Signed>2020-09-02T13:21:08.857</Signed>
</PresenteePartyPOASignee>
</Signees>
<POAId>15582fa8-4104-4eea-899d-da4c5663a25b</POAId>
<SignatureType>Digital</SignatureType>
<Type>InformationPrivate</Type>
<ValidFrom>2020-09-02T13:21:08.857</ValidFrom>
<Validity>UntilFurtherNotice</Validity>
<ValidTo i:nil ="true">
<TextVersion>1</TextVersion>
<ReplacedPOAId>27a79047-e63f-4cae-8d6c-afc2a399cdb5</ReplacedPOAId>
</PresenteePartyPOARequest>
1. Meddelande om att den tidigare fullmakten har inaktiverats (med orsakskod)
<AgentNotificationRequest xmlns:i="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns="http://api.fullmaktskollen.se/">
<Identity>27a79047-e63f-4cae-8d6c-afc2a399cdb5</Identity>
<Type>POADisabled</Type>
<Reason>POATransfer</Reason>
</AgentNotificationRequest>
1. Meddelande om den nya fullmakten
<AgentNotificationRequest xmlns:i="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns="http://api.fullmaktskollen.se/">
<Identity>27a79047-e63f-4cae-8d6c-afc2a399cdb5</Identity>
<Type>POASigned</Type>
<Reason>POATransfer</Reason>
</AgentNotificationRequest>
Uppdaterad 2020-12-16 22:13